”Jos et voi kuvata tekemääsi prosessina, et tiedä mitä teet.” – W. Edwards Deming (1900-1993)
Mitä ovat yritysjärjestelmät?
Liiketoimintajärjestelmät ovat dokumentoituja menettelytapoja, jotka määrittelevät, kuinka organisaatiosi toimii. Ne ovat prosesseja, jotka yleensä yhdistävät ihmisten tekemiä toimia ja jonkinlaista automatisoitua sovellusta, jotka on järjestetty siten, että ne täyttävät tietyt liiketoiminnan tavoitteet. Tällaiset järjestelmät voidaan yleensä toteuttaa ilman yrityksen perustajan/omistajan suoraa toimintaa yhä uudelleen ja uudelleen, mahdollisimman tehokkaasti.
Esimerkkejä prosesseista voivat olla se, kuinka henkilökunnan tulee vastata puhelimeen, kuinka he vastaanottavat ja välittävät viestejä; tilausten antamisen, hyväksymisen, tekemisen ja vastaanottamisen menettely; prosessi asiakaslaskujen luomiseen, tarkistamiseen ja lähettämiseen sekä maksujen vastaanottamiseen ja maksamattomien laskujen seurantaan jne.
Yrityksesi koosta tai tyypistä riippumatta sinulla on todennäköistä, että sinulla on jo käytössä useita organisaatiosi toimintoja koskevia menettelytapoja, joita työntekijät noudattavat tottumuksesta tai esimiehensä ohjeiden mukaan.
Liiketoimintajärjestelmät ovat yrityksesi käsikirja; minkä tahansa yrityksen ”osaaminen”, jota monet yrityksen perustajat/omistajat yleensä pitävät mielessään eivätkä ole päässeet paperille.
Miksi ottaa käyttöön liiketoimintajärjestelmiä?
Vakiintuneiden ja dokumentoitujen järjestelmien luomiseen yritykseesi on monia syitä ja yhtä monia etuja, joista osa sisältää seuraavat:
1. Ne tarjoavat puitteet toiminnallesi ja tehokkaan rakenteen tukemaan liiketoimintaasi.
2. Ne parantavat johdonmukaisuutta: tuotanto, toimitus, asiakaspalvelu, myynnin jälkeinen hoito jne.
3. Ne parantavat tuloksia ja/tai tuottavuutta, koska sinun ja työntekijöidesi ei tarvitse keksiä pyörää joka kerta uudelleen.
4. Ne tarjoavat työntekijöillesi paremman työympäristön, sillä tehokas järjestelmä selventää rooleja ja vastuita sekä antaa henkilöstölle ohjeita, joihin kannattaa viitata.
5. He varmistavat lainsäädännön, turvallisuusmääräysten tai muiden lakisääteisten vaatimusten noudattamisen liiketoiminnallesi.
6. Ne antavat yrityksellesi mahdollisuuden laajentua ja helpottavat liiketoiminnan kasvua, koska ne tekevät yrityksestäsi houkuttelevamman kaikille mahdollisille sijoittajille tai ostajille.
Mikä järjestelmä toimii parhaiten?
Vaikka monissa toiminnoissa, kuten tilit, henkilöstö, myynti, kaupat, logistiikka jne., on yhtäläisyyksiä, valitettavasti ei ole yhtä täydellistä, kaikille yrityksille sopivaa järjestelmää. Minkä tahansa järjestelmän on integroitava yrityksen liiketoiminnan tavoitteet, ihmiset ja tapa, jolla se tarjoaa tuotteitaan tai palvelujaan.
On tärkeää, että meillä on hyvin suunniteltu järjestelmä, joka on räätälöity oman toimintasi mukaan ja jonka ihmiset organisaation kaikilla tasoilla ovat miettineet.
Tällaista järjestelmää noudattavat todennäköisemmin kaikki työntekijät, koska he ovat olleet mukana sen suunnittelussa ja he ymmärtävät arvon, jonka järjestelmän olemassaolo tuo heidän työnsä ja asiakkaille tarjottavan palvelun laadulle.
Yksi huomioitava seikka on se, että hienojen ihmisten työskentely huonosti suunniteltujen järjestelmien kanssa – tai ei järjestelmiä – johtaa todennäköisesti heikosti suoriutuneeseen liiketoimintaan. Toisaalta hienot järjestelmät ilman hyviä ihmisiä eivät myöskään toimi, joten lisäetu on, että työntekijät otetaan mukaan järjestelmän suunnitteluun tai yksinkertaisesti seuraamiensa prosessien dokumentointiin.
Samoin työntekijöiden, jotka ovat saaneet koulutusta yritysjärjestelmistäsi, pitäisi myös tuntea olevansa riittävän valtuutettuja, jotta he eivät koe, että heidän tarvitsee vain seurata tiettyä käsikirjoitusta käyttämättä päätään.
Tästä syystä on tärkeää rohkaista palautetta asiakkailtasi, mutta myös työntekijöiltäsi, ja käyttää näitä kommentteja liiketoimintajärjestelmien tarkistamiseen ja jatkuvaan parantamiseen ja kehittämiseen.
Mitä mieltä olet liiketoimintajärjestelmien eduista?
Onko sinulla organisaatiossasi käytössä järjestelmiä?
Tarvitsetko apua liiketoimintajärjestelmien käyttöönotossa organisaatiossasi?
