Liiketoiminta

”Jos et voi kuvata tekemääsi prosessina, et tiedä mitä teet.” – W. Edwards Deming (1900-1993)

Mitä ovat yritysjärjestelmät?

Liiketoimintajärjestelmät ovat dokumentoituja menettelytapoja, jotka määrittelevät, kuinka organisaatiosi toimii. Ne ovat prosesseja, jotka yleensä yhdistävät ihmisten tekemiä toimia ja jonkinlaista automatisoitua sovellusta, jotka on järjestetty siten, että ne täyttävät tietyt liiketoiminnan tavoitteet. Tällaiset järjestelmät voidaan yleensä toteuttaa ilman yrityksen perustajan/omistajan suoraa toimintaa yhä uudelleen ja uudelleen, mahdollisimman tehokkaasti.

Esimerkkejä prosesseista voivat olla se, kuinka henkilökunnan tulee vastata puhelimeen, kuinka he vastaanottavat ja välittävät viestejä; tilausten antamisen, hyväksymisen, tekemisen ja vastaanottamisen menettely; prosessi asiakaslaskujen luomiseen, tarkistamiseen ja lähettämiseen sekä maksujen vastaanottamiseen ja maksamattomien laskujen seurantaan jne.

Yrityksesi koosta tai tyypistä riippumatta sinulla on todennäköistä, että sinulla on jo käytössä useita organisaatiosi toimintoja koskevia menettelytapoja, joita työntekijät noudattavat tottumuksesta tai esimiehensä ohjeiden mukaan.

Liiketoimintajärjestelmät ovat yrityksesi käsikirja; minkä tahansa yrityksen ”osaaminen”, jota monet yrityksen perustajat/omistajat yleensä pitävät mielessään eivätkä ole päässeet paperille.

Miksi ottaa käyttöön liiketoimintajärjestelmiä?

Vakiintuneiden ja dokumentoitujen järjestelmien luomiseen yritykseesi on monia syitä ja yhtä monia etuja, joista osa sisältää seuraavat:

1. Ne tarjoavat puitteet toiminnallesi ja tehokkaan rakenteen tukemaan liiketoimintaasi.

2. Ne parantavat johdonmukaisuutta: tuotanto, toimitus, asiakaspalvelu, myynnin jälkeinen hoito jne.

3. Ne parantavat tuloksia ja/tai tuottavuutta, koska sinun ja työntekijöidesi ei tarvitse keksiä pyörää joka kerta uudelleen.

4. Ne tarjoavat työntekijöillesi paremman työympäristön, sillä tehokas järjestelmä selventää rooleja ja vastuita sekä antaa henkilöstölle ohjeita, joihin kannattaa viitata.

5. He varmistavat lainsäädännön, turvallisuusmääräysten tai muiden lakisääteisten vaatimusten noudattamisen liiketoiminnallesi.

6. Ne antavat yrityksellesi mahdollisuuden laajentua ja helpottavat liiketoiminnan kasvua, koska ne tekevät yrityksestäsi houkuttelevamman kaikille mahdollisille sijoittajille tai ostajille.

Mikä järjestelmä toimii parhaiten?

Vaikka monissa toiminnoissa, kuten tilit, henkilöstö, myynti, kaupat, logistiikka jne., on yhtäläisyyksiä, valitettavasti ei ole yhtä täydellistä, kaikille yrityksille sopivaa järjestelmää. Minkä tahansa järjestelmän on integroitava yrityksen liiketoiminnan tavoitteet, ihmiset ja tapa, jolla se tarjoaa tuotteitaan tai palvelujaan.

On tärkeää, että meillä on hyvin suunniteltu järjestelmä, joka on räätälöity oman toimintasi mukaan ja jonka ihmiset organisaation kaikilla tasoilla ovat miettineet.

Tällaista järjestelmää noudattavat todennäköisemmin kaikki työntekijät, koska he ovat olleet mukana sen suunnittelussa ja he ymmärtävät arvon, jonka järjestelmän olemassaolo tuo heidän työnsä ja asiakkaille tarjottavan palvelun laadulle.

Yksi huomioitava seikka on se, että hienojen ihmisten työskentely huonosti suunniteltujen järjestelmien kanssa – tai ei järjestelmiä – johtaa todennäköisesti heikosti suoriutuneeseen liiketoimintaan. Toisaalta hienot järjestelmät ilman hyviä ihmisiä eivät myöskään toimi, joten lisäetu on, että työntekijät otetaan mukaan järjestelmän suunnitteluun tai yksinkertaisesti seuraamiensa prosessien dokumentointiin.

Samoin työntekijöiden, jotka ovat saaneet koulutusta yritysjärjestelmistäsi, pitäisi myös tuntea olevansa riittävän valtuutettuja, jotta he eivät koe, että heidän tarvitsee vain seurata tiettyä käsikirjoitusta käyttämättä päätään.

Tästä syystä on tärkeää rohkaista palautetta asiakkailtasi, mutta myös työntekijöiltäsi, ja käyttää näitä kommentteja liiketoimintajärjestelmien tarkistamiseen ja jatkuvaan parantamiseen ja kehittämiseen.

Mitä mieltä olet liiketoimintajärjestelmien eduista?
Onko sinulla organisaatiossasi käytössä järjestelmiä?
Tarvitsetko apua liiketoimintajärjestelmien käyttöönotossa organisaatiossasi?

Liikematkustaminen oli aiemmin melko stressaavaa. Kuitenkin iPhonen kaltaisen suunnittelun ansiosta liikematkojen ei enää tarvitse olla aikaisemmin ollut rasittava asia. Oikeiden sovellusten avulla iPhonessa älypuhelin osoittautuu parhaaksi ystäväksi seuraavalla työmatkallasi. Tässä on 4 kätevää iPhone-matkasovellusta, joista kenenkään liikemiehen ei pitäisi olla ilman.
WorldMate
Yksi sovellus, joka toimii täydellisenä matkasuunnittelijana, voi osoittautua korvaamattomaksi. Onneksi se on juuri sellainen sovellus, jonka WorldMate on. Niille, jotka rakastavat pysyä järjestäytyneenä ja mitä liikemies ei, WorldMate on välttämätön matkakumppani. Syötä vain kaikki matkatietosi sovellukseen ja anna sen lajitella kaikki läpi aikataulujen ja muistutusten luomiseksi. Sovelluksen avulla voit jakaa matkareittisi sähköpostitse ja sosiaalisten verkostojen kautta, ja voit myös tehdä ja hallita varauksia tien päällä. Jos suunnitelmissasi tapahtuu muutoksia, kuten lentoviive, sovellus ilmoittaa sinulle automaattisesti, jotta pysyt ajan tasalla ja ajan tasalla.
Google kääntäjä
Globalisaatio on pienentänyt maailmaa etenkin liike-elämässä. Tämän seurauksena yritykset löytävät itselleen jalansijaa lukuisissa maissa ja joutuvat tekemisiin paikallisten kumppaneiden kanssa. Yrittää käydä maassa, jossa englanti ei ole ensisijainen kieli, on tarpeeksi haastavaa; liikekokouksen vetäminen on kokonaan erilainen pallopeli. Google-kääntäjän avulla käyttäjät voivat kääntää yli 80 kielellä ja jopa kuulla käännöksen, jotta saat ääntämisen mahdollisimman lähelle täydellistä. Sovellus kääntää myös puheen suoraan ja sitä voidaan käyttää offline-tilassa kääntämään kaikki suosikiksi merkitsemäsi kielet.
XE-valuutta
Kaikki maailmanmarkkinat ovat sidoksissa toisiinsa, ja kaikilla nousuilla tai laskuilla yhdellä markkinoilla voi usein olla sama vaikutus markkinoihin maailmanlaajuisesti. Tämä tietysti vaikuttaa myös kansallisiin talouksiin ja sen seurauksena valuuttakursseihin. Olitpa tekemässä liiketarjouksia tai kuluttanut yrityksen penniäkään lounaalle, on tärkeää tietää tarkalleen kuinka paljon rahaa on mukana. XE Currency tarjoaa valuuttakurssit reaaliajassa ja sillä on jopa kätevä valuuttakurssilaskin. Voit myös seurata 10 eri valuuttaa kerrallaan ja pysyä ajan tasalla mahdollisista vaihteluista.
Waze
Niille, jotka ajavat töihin ja takaisin päivittäin, kaikki mahdolliset reitit muistetaan ja tiedät tarkalleen, mikä reitti on paras kuljettaa missä tahansa päivän kohdassa. Tällainen ennakointi puuttuu kuitenkin, kun olet uudessa kaupungissa. GPS-järjestelmä voi varmasti auttaa sinua liikkumaan vuokra-autossasi, mutta entä liikenne ja muut tapahtumat? Tapahtumasta myöhästyminen liikenteen vuoksi on tuskin onnistuneen johtajan tunnusmerkki. Waze on sosiaalinen GPS- ja navigointisovellus, joka tarjoaa reaaliaikaisia ​​päivityksiä muilta Waze-käyttäjiltä esimerkiksi liikenneruuhkista, onnettomuuksista, kiertoteistä jne. Sovelluksen avulla voit pysyä askeleen edellä kaikista ongelmista.

Voi olla monia syitä, miksi haluat perustaa toimiston kiireellä. Ehkä haluat vain jonnekin työskennellä muutaman kuukauden. Saatat yrittää rakentaa yritystä nopeasti etkä tiedä, toimiiko kaikki. Sillä ei ole väliä mitä syitäsi on, koska aiomme tarkastella vain joitain nopeita vinkkejä, jotka auttavat sinua perustamaan mukavan toimiston mahdollisimman lyhyessä ajassa.

Päätä asettelustasi

Vaikka perustaisit toimiston nopeasti, haluat silti kaiken olevan oikeassa paikassa, muuten tuhlaat paljon aikaa kaiken ympärilläsi olevan rakenteen muuttamiseen. Voit jopa tehdä tämän lautasliinalla tai romupaperilla, mutta piirtämällä vain toimiston karkea pohjapiirros ja tiedät, mitä sinun on työskenneltävä. Sitten sinun tarvitsee vain päättää, mihin laittaa tärkeimmät asiat, kuten työpöytäsi, kaapit tai muut isot esineet, joita et halua enää liikkua.

Halpa vai kallis?

Kaksi tärkeintä asiaa, joita tarvitset toimistossa, ovat työpöytä ja tuoli. Yksi niistä on tärkeä, kun taas toisella ei ole väliä niin paljon. Tärkeintä on tietysti tuoli, koska sinun on oltava mukava työskennellessäsi, joten älä pelkää käyttää vähän rahaa kunnollisen ostamiseen. Kun kyseessä on työpöytä ja kaapit, sinun ei tarvitse käyttää paljon rahaa, ja jos olet onnekas, saatat löytää joitain käytettyjä, jotka makaavat.

Unohda puhelinlinjat

Et voi tehdä mitään, kun muutat toimistoosi, jos joudut odottamaan heidän yhdistävän puhelinlinjan. Unohda puhelinlinja ja voit käyttää vain Skypeä, kun haluat soittaa jollekulle. Osta dongle, jotta voit muodostaa yhteyden Internetiin, ja ellet tarvitse valtavaa määrää lataus- ja latausnopeutta, sen pitäisi nähdä sinut oikein. Oikean Internet-yhteyden luominen voi aina tulla myöhemmin.

Älä työskentele pimeässä

Toivon, että toimistossasi on joitain isoja ikkunoita, koska luonnonvalo on siunaus, mutta älä huoli, jos sinulla ei ole paljon luonnonvaloa ja voit aina ostaa lampun istumaan kannettavan tietokoneen yli. Toimistosi päävalo saattaa olla tarpeeksi hyvä, mutta useimmissa tapauksissa mieluummin sinulla on ylimääräistä valoa käsillä, joten se on helpompi nähdä. Pienen lampun ostaminen ei ole kallista, ja voit saada enemmän työtä, koska sen avulla voit työskennellä myöhemmin yöllä.

Vuokraus ostamisen sijaan

Kun heität toimistoasi kiireellä, sinun ei pitäisi mennä ulos ostamaan mitään kalliita, jos voit helposti vuokrata sen. Täydellinen esimerkki tästä on meneminen paikalliselle kopiokoneiden vuokraamolle hakemaan mukava laite, johon et ole sidottu, jos sinun on muutettava tai lopetettava yritys. Riippuen siitä, kuinka suuri toimistosi on ja minkä tyyppistä yritystä olet, lyön vetoa, että on paljon enemmän asioita, joita voit vuokrata, kunnes olet varma, että sinulla on varaa ostaa niitä suoraan.